Unternehmen müssen aktiv werden und die Umsetzung schnellstmöglich angehen
Die Bundesverwaltung muss bereits seit Ende 2019 elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten. Spätestens seit dem 18. April 2020 sind auch öffentliche Auftraggeber auf Landes- und Kommunalebene verpflichtet, am elektronischen Rechnungsaustausch teilzunehmen. Wie dieser konkret ausgestaltet ist, welche Übertragungswege zu nutzen sind und welche Ausnahmen gelten, regeln Bund und Länder individuell und in der Regel über Verordnungen.
Dazu Dr. Donovan Pfaff, CEO der Bonpago: „Am 18. April wurde ein weiterer Baustein für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung gelegt. Nun sollten Landes- und Kommunaleinrichtungen mindestens im Oberschwellenbereich für einen effizienten und nachhaltigen Rechnungseingang vorbereitet sein. Allerdings zeigt sich in der Praxis, dass der Umsetzungsstand in den Ländern noch sehr heterogen ist. Länder, die die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform mitnutzen, sind gut vorbereitet. Andere befinden sich noch im Endspurt und setzen teilweise noch auf Übergangslösungen.“ Das liegt an der Komplexität der Thematik, aber auch daran, dass man mit der Digitalisierung in der Verwaltung zu lange gewartet und nicht rechtzeitig die richtigen Partner als Begleiter bei der Umsetzung der E-Rechnung eingesetzt hat.
Als Nächstes gilt es, die aufgebauten Prozesse nachhaltig in den Massenbetrieb zu überführen und gemeinsam mit den Unternehmen die Anzahl elektronischer Rechnungen zu erhöhen. Denn eine Empfangsverpflichtung bedeutet nicht, dass elektronische Rechnungen auch wirklich eintreffen werden. Erst wenn das Rechnungsvolumen hoch genug ist, können Optimierungspotenziale erkannt und Prozesse weiterentwickelt und automatisiert werden. „Wir freuen uns, dass wir sowohl beim Rollout in der Bundesverwaltung und in verschiedenen Ländern als auch bei konkreten Anbindungsprojekten für Lieferanten unseren Beitrag für den Erfolg der E-Rechnung leisten. Insbesondere in der momentanen Krisenzeit und angesichts der dezentralen Arbeitsweise aus dem Homeoffice wird besonders deutlich, dass an der Digitalisierung der Prozesse kein Weg vorbeiführt“, meint der Bonpago-Geschäftsführer.
Mit der Digitalisierung wurde ein erster, entscheidender Schritt getan. Nun gilt es, die digital vorhandenen Daten mit den richtigen Methoden und Verfahren möglichst nahtlos elektronisch zu verarbeiten und manuelle Aufwände zu minimieren. Erst ein hoher Automatisierungsgrad sorgt für spürbare Entlastungen auf Seiten der Rechnungssender und -empfänger. Insbesondere Lieferanten der Bundesverwaltung müssen sich mit der Thematik beschäftigen und strategisch planen: Ab dem 27. November 2020 gilt für sie die Verpflichtung zum elektronischen Rechnungsversand an öffentliche Auftraggeber des Bundes. Auch auf Landes- und Kommunalebene ist in den nächsten Jahren schrittweise mit einer Lieferanten-Verpflichtung zu rechnen.
„Die Umsetzung der E-Rechnung erfordert prozessuale, technische und organisatorische Anpassungen“, so Dr. Donovan Pfaff. „Unsere Erfahrungen zeigen: Die Umstellung kostet Zeit und muss je nach Ressourcenlage und technischen Voraussetzungen richtig und termingerecht geplant werden.“ Unternehmen sollten sich deswegen umgehend mit der Analyse der notwendigen Prozessveränderungen im Rechnungsausgang auseinandersetzen und die nächsten Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung einleiten. Dies gilt vor allem dann, wenn sie unterschiedliche Verwaltungen in verschiedenen Bundesländern beliefern. Ein erster Überblick über die verschiedenen Anforderungen und ein mögliches Vorgehen findet sich unter www.xrechnung.de.
Neben der Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung können Unternehmen durch eine erfolgreiche Umsetzung der E-Rechnung ihren Rechnungsausgang beschleunigen, Kosten sparen und durch mögliche frühere Zahlungsziele ihren Cashflow optimieren. So lässt sich auch das Risiko von Liquiditätsengpässen reduzieren. Um Unternehmen und Verwaltungen den Start zur Umsetzung der E-Rechnung zu erleichtern und Wissenslücken zu schließen, beantwortet Bonpago regelmäßig die wichtigsten Fragen auf https://www.bonpago.de/e-rechnung.html sowie auf LinkedIn.
Bonpago GmbH
Die Bonpago GmbH, gegründet 2000 von Dr. Donovan Pfaff, ist eines der führenden Beratungshäuser für Financial Supply Chain Management (FSCM) in Deutschland. Das Unternehmen mit Sitz in Frankfurt am Main begleitet seither zahlreiche Kunden bei der Optimierung von Prozessen im Finanz- und Rechnungswesen. Bonpago, entstanden als Spin-off aus dem Lehrstuhl für Electronic Commerce und dem E-Finance Lab der Goethe-Universität in Frankfurt, unterhält intensive Kontakte zur Wissenschaft und verknüpft einen wissenschaftlichen Ansatz mit praktischer Intelligenz für innovative und flexible Geschäftsabläufe mit hoher Akzeptanz. Zu den Kunden zählen die öffentliche Verwaltung sowie Konzerne und der Mittelstand, insbesondere Versorgungsunternehmen und Finanzdienstleister.
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