Unternehmer sind in Deutschland verpflichtet, ihre Einnahmen und Ausgaben zu dokumentieren. Das trifft auch auf Kleingewerbe und Freiberufler zu. Allerdings müssen sie keine doppelte Buchführung durchführen und auch keine Bilanzen erstellen.
Voraussetzungen für die einfache Buchführung
Eine Unternehmensgründung ist mit vielen bürokratischen Hürden verbunden. Zunächst muss die passende Rechtsform gewählt werden. Anschließend sollte der Betrieb beim Gewerbeamt, beim Finanzamt und gegebenenfalls auch in der Handwerkskammer oder bei der Industrie- und Handelskammer gemeldet werden. Zusätzlich sollten sich Gründer schon früh mit dem Thema Buchführung beschäftigen. Bei einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro und einem Gewinn von mehr als 80.000 Euro sind sie zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. Wer darunter liegt oder als Freiberufler tätig ist, darf sich über Erleichterungen freuen. Dann muss nämlich nur eine einfache Buchführung durchgeführt werden. Das spart viel Zeit und Aufwand.
So funktioniert die einfache Buchführung
Unternehmer müssen lediglich die Einnahmen und Ausgaben chronologisch erfassen und mithilfe ihrer Aufzeichnungen am Ende des Geschäftsjahres den Gewinn ermitteln. Das funktioniert über die sogenannte Einnahmenüberschussrechnung. Diese wird dann beim Finanzamt eingereicht. Deutlich aufwendiger ist die doppelte Buchführung, bei der alle Geschäftsvorfälle auf zwei Konten verbucht werden. Das bietet eine bessere Kontrolle der Geldflüsse, ist aber auch deutlich komplizierter und kann bei Unkenntnis zu groben Fehlern führen. Außerdem müssen Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, am Ende des Jahres eine Bilanz erstellen und ihren Jahresabschluss veröffentlichen.
Zwischen der einfachen und der doppelten Buchführung wechseln
Ein Wechsel von der einfachen zur doppelten Buchführung muss dann durchgeführt werden, wenn das Finanzamt den Unternehmer schriftlich dazu auffordert. Das passiert aber erst mit dem Überschreiten der Umsatz- und Gewinngrenzen. Wer sich freiwillig für die doppelte Buchführung entscheidet, obwohl er nicht dazu verpflichtet ist, muss seiner Entscheidung für mindestens drei Jahre treu bleiben. Erst dann kann er wieder zur einfachen Buchführung wechseln.
Regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen durchführen
Auch Unternehmen, die eine einfache Buchführung machen dürfen, müssen sich mit der Umsatzsteuer beschäftigen. Nur Kleinunternehmer sind von den Umsatzsteuervoranmeldungen und der Umsatzsteuererklärung befreit. Alle anderen müssen Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen und diese an das Finanzamt weiterleiten. Die Anmeldungen erfolgen, in Abhängigkeit vom Umsatz, monatlich oder vierteljährlich und bieten obendrein die Möglichkeit, Vorsteuer vom Finanzamt zurückgezahlt zu bekommen. Dabei handelt es sich um die Umsatzsteuer, die ein Unternehmer im Voraus gezahlt hat.
Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung berücksichtigen
Unabhängig davon, ob ein Unternehmen zur doppelten Buchhaltung verpflichtet ist oder die einfache Variante anwenden kann, muss es sich an die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) halten. Darin sind die Regelungen für das Erfassen, Verbuchen und Archivieren von elektronischen Belegen festgelegt. Im Fokus steht eine revisionssichere Archivierung. Dafür muss ein Datenverarbeitungssystem verwendet werden, das GoBD-konform ist. Das Ablegen von Eingangs- und Ausgangsrechnungen im normalen Dokumentenmanager auf dem PC ist also unzureichend. Außerdem müssen alle Unternehmen eine Verfahrensdokumentation vorlegen können, in der sie detailliert erklären, wie Belege erfasst und verbucht werden und welche Programme dabei zum Einsatz kommen. Im Zuge der Digitalisierung zahlreicher Prozesse werden die meisten Belege ohnehin digital erstellt. Für den Fall, dass doch einmal eine Papierrechnung in den Betrieb flattert, kann sie eingescannt und genauso wie ein digitaler Beleg weiterverarbeitet werden.
Vorgaben für Rechnungen beachten
Unternehmen können Leistungen elektronisch oder in Papierform abrechnen. Ersteres spart natürlich viel Papier ein und macht große Aktenschränke im Unternehmen überflüssig. Allerdings sind auch bei der elektronischen Rechnung gewisse Vorgaben zu erfüllen. Diese gelten genauso bei einer einfachen Buchführung. Die Rechnungen sollten zum Beispiel alle notwendigen Pflichtangaben aufweisen. Falls eine der Angaben fehlt, kann das bei einer späteren Betriebsprüfung vor allem beim Leistungsempfänger zu Problemen kommen. Ihm wird unter Umständen der Vorsteuerabzug oder sogar die Betriebsausgabe aberkannt. Damit es nicht so weit kommt, verwenden Existenzgründer am besten eine Buchhaltungssoftware, um Rechnungen zu schreiben. Damit lassen sie sich auch direkt im richtigen elektronischen Dateiformat erstellen, denn E-Rechnungen dürfen nicht veränderbar sein. Ein einfaches Word-Dokument ist also nicht ausreichend.
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